CBA-Europe is een IT dienstverlener die zich richt op verschillende marktsegmenten onder verschillende product labels. Onder het label CtrlBase biedt CBA-Europe IT oplossingen voor de handel in stukgoederen. CtrlBase ontwikkelt eigen software voor Retail en groothandel en is leverancier van alle mogelijke apparatuur voor de winkelautomatisering. CtrlMice levert alle mogelijke IT voorzieningen tijdens tijdelijke congressen en evenementen. CtrlOffice adviseert en levert alle mogelijke IT voorzieningen voor de kantoorautomatisering binnen de MKB. Meer informatie over CBA-Europe kunt u vinden op de website www.cba-europe.eu en meer informatie over de product labels kunt u vinden op www.ctrlbase.eu, www.ctrlmice.eu en www.ctrloffice.eu.

In dit Privacy statement is beschreven op welke wijze wij de bedrijfs- en persoonsgegevens van prospecten en huidige en voormalige klanten van CBA-Europe verwerken. Indien u na het lezen van dit Privacy statement nog vragen heeft over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken of over de inhoud van dit Privacy statement, dan kunt u uiteraard contact met ons opnemen.

Als informatie direct over iemand gaat, zoals een naam, of naar deze persoon te herleiden is, zoals het geval is bij een telefoonnummer of de combinatie van een postcode en huisnummer, dan is die informatie een persoonsgegeven.

Bedrijfsgegevens zijn geen persoonsgegevens. Dit Privacy statement geldt daarom allen voor de informatie over uw onderneming, indien u een eenmanszaak of vennootschap onder firma heeft. De producten en diensten die u bij CBA-Europe afneemt, zijn ook geen persoonsgegevens omdat u deze aanschaft voor bedrijfsmatige doeleinden. Deze aankopen zeggen daarom niets over u als persoon.

Het woord ‘verwerken’ omvat alle handelingen die CBA-Europe kan uitvoeren met persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, wissen en vernietigen van persoonsgegevens. Dit is dus een zeer ruim begrip.

CBA-Europe B.V. is verantwoordelijk voor de in dit Privacy statement beschreven verwerking van uw bedrijfs- en persoonsgegevens. Wij zijn gevestigd in Mijdrecht (Nederland) aan de Constructieweg 96M en ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 34374506.

CBA-Europe kan de navolgende bedrijfs- en/of persoonsgegevens van u en uw onderneming verwerken:

De bedrijfsgegevens van uw onderneming, zoals die in het Handelsregister van de Kamer van Koophandelzijnopgenomen;
• Financiële gegevens van uw onderneming, zoals het BTW-nummer en het bankrekeningnummer;
• De contactgegevens van contactpersonen binnen uw onderneming (geslacht, voornaam, achternaam, e-mailadres en telefoonnummer en indien u een account heeft in onze webshop of cloudoplossingen: uw persoonsgegevens (geslacht, voornaam, achternaam en uw telefoonnummer), uw inloggegevens (e-mailadres en wachtwoord), uw autorisatie (beheerder of gebruiker) en overige informatie van uw account, zoals bijvoorbeeld uw functie;
• Onze communicatie met u, zoals berichten en overige correspondentie, contact met onze Klantenservice, Support afdeling of overige medewerkers, en de informatie die u middels een contactformulier op een van onze websites invult.
• Mogelijke informatie die wij verzamelen indien u een van onze websites bezoekt, zoals uw IP-adres, doorverwijzende website, surfgedrag, cookies en vergelijkbare technologieën;
• Mogelijke informatie die wij van de provider van social media (o.a. Facebook, YouTube, Instagram, LinkedIn, Pinterest) ontvangen, afhankelijk van uw persoonlijke instellingen voor social media. Voor meer informatie over de persoonsgegevens die wij van een provider ontvangen en over het wijzigen van uw instellingen verwijzen wij u naar de website en/of het privacy beleid van de provider van het betreffende sociale netwerk;
• Uw locatiegegevens, mits u toestemming heeft gegeven om die te gebruiken;
• Overige informatie die u met ons deelt, zoals interesses en voorkeuren die u met ons deelt, een reactie op social media of deelname aan een klantenonderzoek of actie;

Wij streven naar een optimale dienstverlening, waarbij het belang van onze klanten voorop staat. Dit is ook het uitgangspunt bij de verwerking van uw bedrijfs- en persoonsgegevens. Om u optimaal van dienst te kunnen zijn en om onze dienstverlening te verbeteren, is het noodzakelijk dat wij uw bedrijfs- en persoonsgegevens verwerken. Wij doen dat om uitvoering te kunnen geven aan de overeenkomst die wij met uw onderneming gesloten hebben, omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben bij onze marketingactiviteiten en het onderzoek en de analyses die we doen, om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die op CBA-Europe rusten of omdat u ons daarvoor toestemming heeft gegeven. Over de wijze waarop wij uw bedrijfs- en persoonsgegevens verwerken informeren wij u in dit hoofdstuk.

Prospects:

Indien u uw onderneming heeft ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel kunnen wij de gegevens van uw onderneming van de Kamer van Koophandel ontvangen. De Kamer van Koophandel informeert ons of uw onderneming de Non-Mailing-Indicator heeft geactiveerd. Indien u de Non-Mailing-Indicator niet heeft geactiveerd, dan kunnen wij de bedrijfsgegevens gebruiken die wij van de Kamer van Koophandel ontvangen om per post aan het bedrijfsadres informatie over CBA-Europe toe te sturen. Ook kunnen wij telefonisch contact met uw onderneming opnemen met de vraag of uw onderneming klant van CBA-Europe wil worden, tenzij u een eenmanszaak of vennootschap onder firma heeft en in het Bel-me-niet-register aan heeft gegeven daar geen prijs op te stellen.

Indien uw onderneming de Non-Mailing-Indicator heeft geactiveerd, dan zullen wij uw onderneming niet per post benaderen, maar kunnen wij wel telefonisch contact met uw onderneming opnemen met de vraag of uw onderneming klant van CBA-Europe wil worden, tenzij u een eenmanszaak of vennootschap onder firma heeft en in het Bel-me-niet-register aan heeft gegeven daar geen prijs op te stellen. Wij kunnen uw bedrijfsgegevens ook op andere wijze dan via de Kamer van Koophandel verkrijgen, omdat uw bedrijfsgegevens openbaar zijn. In dat geval kunnen wij niet garanderen, dat wij uw onderneming niet benaderen ondanks dat uw onderneming de Non-Mailing-Indicator heeft geactiveerd. Uiteraard doen wij enkel zaken met gerenommeerde partijen, van wie wij verwachten, dat zij uw voorkeur respecteren.
Indien u ons verzoekt om prijsopgave te doen omtrent onze producten of diensten, hebben wij uw bedrijfs- en contactgegevens nodig om u van dienst te kunnen zijn.

Klanten

Uitvoering geven aan een overeenkomst die CBA-Europe met haar klanten heeft: Wij hebben uw bedrijfs- en persoonsgegevens nodig om er voor te zorgen, dat wij onze producten of diensten op correcte wijze aan u kunnen leveren, dat u bestellingen kunt plaatsen via het online bestelplatform van CBA-Europe en die bestellingen geleverd kunnen worden, dat wij de aangekochte producten aan u kunnen facturen en dat wij zo nodig contact met uw onderneming op kunnen nemen.

Klanten die worden aangemeld door onze zakenpartners: Zakenpartners van CBA-Europe hebben de mogelijkheid om u aan te melden voor onze online softwarediensten als onderdeel van hun eigen dienstverlening. Binnen deze dienstverlening heeft u onze zakenpartner gemachtigd om uw bedrijfs- en persoonsgegevens met ons te delen. Uw gegevens zijn noodzakelijk voor het activeren van een online software account. Wij zullen u informeren omtrent de gegevens die hiertoe verstrekt zijn, aangevuld met uw persoonlijke inloggegevens. Zodra u deze inloggegevens ten eerste male gebruikt, dient u akkoord te gaan met de Software Gebruikers Overeenkomst, waarmee u als klant van CBA-Europe wordt aangemerkt.

Er bestaat een mogelijkheid om bestellingen te plaatsen via het online bestelplatform van CBA-Europe. Wij verwerken uw bedrijfs- en persoonsgegevens voor zover dat nodig is voor het verwerken van de bestelling. Binnen het online bestelplatform krijgt iedere gebruiker een eigen account. Het hoofdaccount wordt door CBA-Europe aangemaakt. Op basis van het surf- en klikgedrag (afhankelijk van uw cookie instellingen) en transactiegedrag van uw account kunnen wij u attenderen op alternatieve of relevante producten.

Gebruik contactgegevens We gebruiken uw contactgegevens om contact met u op te nemen als dat nodig is in verband met de goede uitvoering van de overeenkomst die wij met uw onderneming hebben en de verplichtingen die daar voor CBA-Europe uit voortvloeien, bijvoorbeeld in verband met uw geplaatste bestelling, geplande levering of indien een product niet geleverd kan worden. Wij gebruiken uw contactgegevens ook om u te informeren indien dat om een andere reden in uw belang is. Indien u heeft aangegeven, dat u per e-mail geïnformeerd wil worden over product vernieuwingen of aanbiedingen, dan gebruiken wij uw e-mailadres om u deze informatie toe te sturen. U kunt zich voor deze e-mails uitschrijven via de link in die e-mails of door contact met CBA-Europe op te nemen.

Verbeteren dienstverlening CBA-Europe We hebben een gerechtvaardigd belang om uw bedrijfs- en persoonsgegevens te verwerken voor marketingactiviteiten en analyses, onderzoek en rapportages om onze dienstverlening te verbeteren, onze klanten relevantere aanbiedingen en een beter productaanbod te kunnen doen en te kunnen informeren, inspireren, om onze klantencontacten te verbeteren en om het design en de inhoud van onze websites en ons online bestelplatform te kunnen verbeteren. Ten behoeve van deze doelen analyseren we de aankoopgegevens van klanten en/of accounts voor het online bestelplatform van CBA-Europe en vergelijken we deze informatie, alsmede uw bedrijfs- en persoonsgegevens met bedrijfs- en persoonsgegevens van andere klanten. Voorkomen fraude We hebben er een gerechtvaardigd belang bij om uw bedrijfs- en persoonsgegevens te gebruiken voor het opsporen en voorkomen van fraude. Voldoen aan wettelijke verplichtingen We verwerken uw bedrijfs- en persoonsgegevens voor interne zakelijke doeleinden, zoals het voeren van een administratie en het naleven van onze wettelijke en fiscale verplichtingen.

Clouddiensten Wij werken nauw samen met zorgvuldig geselecteerde en gespecialiseerde leveranciers van Clouddiensten. Indien het noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst die CBA-Europe met uw onderneming heeft, dan zullen wij uw bedrijfs- en persoonsgegevens met een of meerdere van onze leveranciers delen. De leveranciers van Clouddiensten mogen de bedrijfs- en persoonsgegevens die CBA-Europe aan hen verstrekt alleen gebruiken voor het doel waarvoor CBA-Europe de gegevens aan hen heeft verstrekt. Ze zijn verplicht alle bedrijfs- en persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige gebruik en verlies en dienen daarvoor passende technische en organisatorische maatregelen te nemen.

Overige Commerciële partners en dienstverleners

Voor het leveren van onze diensten kunnen we gebruik maken van commerciële partners en dienstverleners. Deze derden mogen de bedrijfs- en persoonsgegevens die CBA-Europe aan hen verstrekt alleen gebruiken voor het doel waarvoor CBA-Europe de gegevens aan hen heeft verstrekt. Ze zijn verplicht alle bedrijfs- en persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige gebruik en verlies en dienen daarvoor passende technische en organisatorische maatregelen te nemen.

Overheidsinstanties

We kunnen door de wet worden gedwongen om bedrijfs- of persoonsgegevens of gegevens over de aankopen van uw onderneming met openbare instanties of overheidsorganisaties te delen.

Websites van derden

De websites van CBA-Europe kunnen links naar websites van derden bevatten. Als u deze links volgt, verlaat u de website(s) van CBA-Europe. Dit Privacy statement is niet van toepassing op websites van derden. CBA-Europe aanvaardt geen aansprakelijkheid voor het gebruik van uw persoonsgegevens door deze derden. Het gebruik van deze websites is voor eigen risico. Meer informatie over hoe deze derden met uw persoonsgegevens omgaan vindt u in het privacy beleid op deze websites (indien beschikbaar).

Wij bewaren uw bedrijfs- en persoonsgegevens zolang dat nodig is voor de doeleinden die in dit Privacy statement zijn beschreven of voor zover dat nodig is om te voldoen aan wet- en regelgeving en om geschillen op te lossen. Nadat de bewaartermijn is verstreken, zal CBA-Europe de bedrijfs- en persoonsgegevens verwijderen of anonimiseren, indien wij de gegevens voor statistisch onderzoek willen gebruiken.

De bewaartermijn van de gegevens van prospects is onbeperkt, tenzij een prospect klant van CBA-Europe wordt of aangeeft, niet langer als prospect beschouwd te willen worden. In dat geval verwijderen wij de gegevens direct. De verwerking van de verwijdering kan enkele weken duren, waardoor het mogelijk is dat uw onderneming nog wordt benaderd, ook nadat de gegevens zijn verwijderd.

De bewaartermijn van de gegevens van klanten is maximaal één jaar nadat een klant de ‘vervallen status’ heeft gekregen, tenzij de gegevens bewaard moeten blijven in verband met een fiscale bewaartermijn of geanonimiseerd bewaard worden teneinde beschikbaar te blijven voor analyses en onderzoek.

Wij bewaren uw bedrijfs- en persoonsgegevens zolang dat nodig is voor de doeleinden die in dit Privacy statement zijn beschreven of voor zover dat nodig is om te voldoen aan wet- en regelgeving en om geschillen op te lossen. Nadat de bewaartermijn is verstreken, zal CBA-Europe de bedrijfs- en persoonsgegevens verwijderen of anonimiseren, indien wij de gegevens voor statistisch onderzoek willen gebruiken.

De bewaartermijn van de gegevens van prospects is onbeperkt, tenzij een prospect klant van CBA-Europe wordt of aangeeft, niet langer als prospect beschouwd te willen worden. In dat geval verwijderen wij de gegevens direct. De verwerking van de verwijdering kan enkele weken duren, waardoor het mogelijk is dat uw onderneming nog wordt benaderd, ook nadat de gegevens zijn verwijderd.

De bewaartermijn van de gegevens van klanten is maximaal één jaar nadat een klant de ‘vervallen status’ heeft gekregen, tenzij de gegevens bewaard moeten blijven in verband met een fiscale bewaartermijn of geanonimiseerd bewaard worden teneinde beschikbaar te blijven voor analyses en onderzoek.

• Op welk(e) recht(en) uw verzoek betrekking heeft
• De reden van uw verzoek (indien u dat aan ons kenbaar wil maken)
• Uw klantnummer (indien u reeds klant van CBA-Europe bent)
• Het nummer waaronder uw onderneming in het Handelsregister staat ingeschreven

De AVG verplicht CBA-Europe om uw identiteit vast te stellen. Indien wij uw identiteit niet vast kunnen stellen, dan kan CBA-Europe u om aanvullende informatie vragen, die nodig is om uw identiteit te bevestigen. Indien CBA-Europe uw identiteit niet kan bevestigen, dan kunnen wij uw verzoek niet in behandeling nemen.

Indien u een klacht heeft over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken of hebben verwerkt, dan kunt u deze klacht indienen bij de directie van CBA-Europe B.V.

U hoeft uw klacht niet eerst aan CBA-Europe kenbaar te maken, maar kunt deze ook direct bij de Autoriteit Persoonsgegevens indienen. Uiteraard stellen wij het wel zeer op prijs indien u uw klacht eerst bij CBA-Europe indient, zodat wij in de gelegenheid worden gesteld om uw probleem op te lossen.

Deze versie van het Privacy statement is ingegaan op 1 juli 2018. Indien daar aanleiding voor is, dan passen wij dit Privacy statement aan. Wij zullen u hierover informeren.